Сейчас современные программные продукты достаточно сложны в использовании, без специализированных знаний и опыта, тут не обойтись. Попробуйте продукт по автоматизации документооборота - ELMA ECM https://www.elma-bpm.ru/product/ecm/, Если возникают какие либо вопросы, сразу обращаемся к вендору, помогают с поддержкой, наладкой и обслуживанием ПО